Vol. 5 Núm. 12 Suplemento CICA Multidisciplinario

Julio - diciembre 2021

SISTEMAS DE PLANIFICACIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES, UNA NECESIDAD DE LOS MICROEMPRESARIOS DE EL CARMEN

ENTERPRISE RESOURCE PLANNING SYSTEMS, A NEED FOR MICROENTREPRENEURS IN EL CARMEN

SISTEMAS DE PLANEJAMENTO DE RECURSOS DE NEGÓCIOS, UMA NECESSIDADE DOS MICROENTREPRESSORES DE EL CARMEN

AUTORES

Christian Roberto Tapia Gaibor¹ Autor de correspondencia: christian.tapia@uleam.edu.ec

Docente Universidad Laica Eloy Alfaro de Manabí -Ecuador

María Soraida Zambrano Quiroz² email: maria.zambrano@uleam.edu.ec

Docente Universidad Laica Eloy Alfaro de Manabí -Ecuador

Denny Lourdes Zambrano Quiroz³ email: denny.zambrano@uleam.edu.ec

Docente Universidad Laica Eloy Alfaro de Manabí -Ecuador

Nancy Elizabeth Tapia Gaibor⁴ email: nancy.tapia@utc.edu.ec

Universidad Técnica de Cotopaxi – Ecuador

Cruz América Tubay Segovia⁵ email: cruzamerica@hotmail.com

Fuerza Aérea Ecuatoriana – Servidora Pública

José M. Lalama Aguirre ⁶ email: Joelala12@hotmail.com

Universidad Yachay- Ecuador

Recibido:16/07/2021 Aceptado: 21/11/2021 Publicado: 30/12/2021

RESUMEN

La presente investigación fue realizada en el Cantón El Carmen, el propósito fue analizar las necesidades de las microempresas (MPYMES) con respecto a la implementación de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). La investigación se centra a comerciantes y negocios, donde se determinó las necesidades que poseen con respecto a las actividades empresariales. Para obtener los resultados se aplicó una investigación descriptiva de tipo y documental, con la aplicación de una encuesta semiestructurada a una muestra de 84 personas (microempresarios). El 53% de los encuestados afirman que no poseen un sistema que les ayude con la gestión en su negocio o microempresa. Se logró también identificar los factores claves que impactarían en el éxito de la implementación del sistema ERP, los módulos básicos para la puesta en marcha y el software denominado Oddo que cumple con los requisitos o funcionalidades mínimas del sistema.

PALABRAS CLAVE: ERP, empresas, recursos, planificación, negocios

ABSTRACT

This research was carried out in the Canton of El Carmen, the purpose was to analyze the needs of micro-enterprises (MPYMES) with respect to the implementation of an enterprise resource planning system (ERP). The research focuses on merchants and businesses, where the needs they have with respect to business activities are determined. To obtain the results, a descriptive and documentary research was applied, with the application of a semi-structured survey to a sample of 84 people (microentrepreneurs). 53% of those surveyed affirm that they do not have a system to help them manage their business or micro-business. It was possible to identify the key factors that would impact on the success of the ERP system implementation, the basic modules for start-up and the software called Oddo that meets the minimum requirements or functionalities of the system.

KEYWORDS: ERP, Enterprise, resources, planning, business

RESUMO

Esta pesquisa foi realizada no Cantão de El Carmen, com o objetivo de analisar as necessidades das microempresas (MPYMES) no que diz respeito à implementação de um sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP). A pesquisa centra-se em comerciantes e empresas, onde foram determinadas as necessidades que têm em relação à atividade empresarial. Para a obtenção dos resultados, foi aplicada uma pesquisa descritiva e documental, com a aplicação de um questionário semiestruturado a uma amostra de 84 pessoas (microempreendedores). 53% dos entrevistados afirmam não possuir um sistema que os ajude a administrar seu negócio ou microempresa. Também foi possível identificar os principais fatores que impactariam no sucesso da implantação do sistema ERP, os módulos básicos para start-up e o software denominado Oddo que atende aos requisitos mínimos ou funcionalidades do sistema.

PALAVRAS-CHAVE: ERP, empresas, recursos, planejamento, negócios

INTRODUCCIÓN

Los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) contribuyeron a fortalecer las capacidades de gestión de los negocios. Sin embargo, a pesar de sus ventajas estratégicas, la implementación de un sistema ERP puede constituir un valor elevado para su implementación; pero también existen softwares libres accesibles al comerciante para empezar a utilizar estrategias tecnológicas para su negocio. Especialmente en tiempos de pandemia donde las empresas deben adquirir mayor competitividad en el mercado, tanto por la adaptación que está en auge debido a circunstancias actuales, como también por el avance tecnológico que obliga a insertarse a un mundo competitivo exigente.

Las Pymes y microempresas analizadas pertenecieron a la provincia de Manabí, Cantón El Carmen; el propósito de la investigación fue analizar las necesidades de los microempresarios (Pymes); con respecto a la implementación de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP), más aún cuando no poseen mayor inversión en TICs, lo que inhibe a una empresa estar en mejor posición-competitiva dentro de su industria. Se logró un estudio eficaz aprendiendo a utilizar estas herramientas. Así como también se conoció los factores técnicos y gerenciales que están involucrados para lograr una implementación exitosa, como pueden ser: establecer las metas del proyecto, exponer un software ERP enfocando su utilidad, direccionando su manejo y conocimiento hacia el usuario; dichos factores pueden contribuir de manera primordial en las decisiones estratégicas de la empresa. Donde los comerciantes de El Carmen cubren una necesidad para gestionar el conocimiento y, manejo de sus recursos empresariales con la ayuda de dichos softwares, lo que los llevará a tener una ventaja competitiva frente a los avances tecnológicos.

Por lo que el objetivo de la investigación es identificar los componentes esenciales de un sistema ERP en base a las necesidades que se logró determinar para que pudiera ser aplicado de en sus negocios.

MATERIALES Y MÉTODOS

La investigación se centra a microempresarios del Cantón El Carmen, donde se determinó las necesidades que poseen en sus microempresas, con respecto al manejo de la información durante el ciclo de procesos que deben llevar a cabo para generar las actividades empresariales. Para obtener estos resultados se aplicó un diseño de investigación descriptiva y documental, apoyada con la encuesta como técnica de investigación, con preguntas de opción múltiple. La técnica de investigación que se aplicó fue dirigida a una muestra estratificada de 84 personas (Microempresarios), quienes fueron participantes de cursos de capacitación que ofertaba la ULEAM Ext. El Carmen, mediante su proyecto de Vinculación y Emprendimiento vigente.

Esta encuesta identifico las necesidades prioritarias de los microempresarios; las cuales se convirtieron en características o módulos básicos del sistema ERP que se necesita, y poder elegir el software libre que se adapte más a las necesidades del sector, los sistemas analizados son: Oddo, Wrike y MyGestion; mediante una comparativa de características y necesidades de los microempresarios de El Carmen y ayudados con los factores críticos de éxito; expuestos por Colmenares G. & Leopoldo E. El enfoque de la investigación fue cualitativo para el análisis de las características de los módulos básicos del sistema ERP que necesitan los microempresarios.

Se realizó la comparativa de los sistemas ERP, para lo que se procedió a elegir sistemas de software libre o de servicio con opciones limitadas, pero de acceso gratuito, como son: Oddo, Wrike y MyGestion; después de seleccionar los módulos y ponderar según las necesidades mostradas en los resultados de la encuesta aplicada mediante la herramienta Forms de Microsoft, se opta por el siguiente protocolo.

1. Identificar elementos comunes de comparación.

2. Medir la ponderación de cada criterio en los elementos comunes identificados de las diferentes herramientas.

3. Comparar los resultados de la ponderación de cada criterio.

La ponderación que se utilizó para calificar los módulos identificados de cada uno de los sistemas elegidos de software libre se detalla en la Tabla 1:

Tabla 1

Ponderación de evaluación de los mdulos de los sistemas elegidos

Nota: Fuente propia

Resultados de la encuesta

Más del 50% de los encuestados, no poseen un sistema que apoye a su microempresa, por lo tanto, no posee reportes para coadyuvar a la toma de decisiones ya proyectar el negocio a futuro o sobre inversiones.

Casi todos los encuestados consideraron que el teléfono inteligente es importante en su negocio, otorgando una alta prioridad, en especial si queremos identificar un software que se ajuste a sus requerimientos, pues un 69% de las personas usan WhatsApp para la comunicación entre los colaboradores de su negocio. De la misma manera se puede observar que la comunicación es informal, por lo que se identifica que no tienen un método formal de organización de trabajo que permita determinar el tiempo y los recursos por cada actividad. También se identifica que no poseen una base de datos para el almacenamiento de la información, pues el 54% usa hojas electrónicas, lo que conlleva a una limitada manipulación de estos datos, por lo que interviene el factor de actualización de la información, ya que lo realizan mensual y semanal hasta un 68% de los encuestados.

RESULTADOS

Características del sistema ERP

Según lo descrito en los resultados de la encuesta realizada a los microempresarios, se logró identificar las siguientes características, en base a sus necesidades: Disponibilidad de app del sistema para poder operar desde el teléfono, integración con herramientas de mensajería o sistema de mensajería, actualización en línea de la información del negocio, almacenamiento de los datos en una base de datos.

Factores críticos de éxito

Los resultados indican que los antecedentes de éxito se pueden reducir a tres dimensiones: organización, proyecto y personas. En base a estas dimensiones se mencionan los factores críticos que se recomienda tener en cuenta para el éxito en el proceso de implementación y que se muestra en la Tabla 2.

Tabla 2

Factores críticos de éxito en orden de prioridad.

Nota: Se puede observar que hay una mezcla de factores técnicos y gerenciales que impactan en el éxito del proyecto.

Módulos de un ERP

Existe tres segmentos que describen los diferentes módulos que puede poseer un sistema ERP El primer segmento que abarca el área Financiera, el segundo que corresponde al área de Logística y el tercero que es del área de Recursos Humanos. La Figura 1, muestra los módulos y su porcentaje de implementación de diferentes empresas.

Figura 1

Módulos implementados por diferentes empresas de Colombia

Nota: A. Benvenuto Vera, describe los módulos en su investigación “Implementación de sistemas ERP, su impacto en la gestión de la empresa e integración con otras TIC,” en 2006

RESULTADOS

Módulos recomendados del sistema ERP para microcomerciantes

Con base a las necesidades identificadas de los tres segmentos y los módulos que normalmente se implementan en un sistema ERP, se han logrado identificar los siguientes módulos como requerimiento mínimo para el sector de microempresarios del cantón El Carmen, los cuáles son: Un sistema que genere reportes con la información del negocio para ayudar a la gerencia a la toma de decisiones; clasificación adecuada de los colaboradores para asignación de tareas; herramienta de generación de tickets y finalmente, el módulo de control de las tareas por cada proyecto que efectué la microempresa.

Tomando en consideración los módulos descritos en el gráfico 1, los módulos que se necesitarían que disponga en orden de prioridad el sistema ERP serían los siguientes:

1. Planificación y producción

2. Gestión de proyectos

3. Recursos humanos

4. Gestión de materiales

5. Gestión financiera

Se realizó la búsqueda del software tomando en cuenta algunos de los elementos críticos de éxito en la implementación del sistema ERP, estos elementos se detallan: La factibilidad de puesta en marcha, requerimientos de hardware, valor del software como un servicio (SaaS), integración de datos entre los diferentes módulos, experiencia de la empresa que provea el servicio. Estos puntos que se han considerado el hecho que las MiPymes no poseen: personal técnico, ni infraestructura, así como el presupuesto para invertir en tecnología es limitado.

DISCUSIÓN

De igual manera, al estar orientado a microempresarios, los factores críticos de éxito como: baja rotación del personal del proyecto, composición de los equipos de implantación. Son factores que cumplen porque la cantidad de empleados en una microempresa no es elevada, dando a lugar la participación del todo el personal en procesos de cambios tecnológicos. Grado de conocimiento técnico de los usuarios, es el factor crítico de éxito que no aplica, porque el software ya se encuentra funcionando en modalidad SaaS (Software como un servicio) y temas referentes a: conocimiento técnico, mantenimiento y hardware, ya están cubierto por la empresa que suministra el servicio.

Una vez analizados los resultados de las encuestas, brindando las necesidades de las MiPymes, las tres dimensiones de los factores y los factores críticos de éxito, se ha podido seleccionar un mínimo de dichos factores para lograr una implementación del sistema ERP efectiva, las cuáles se enuncian en orden de prioridad:

1. Alcance y metas del proyecto

2. Entrenamiento a usuarios

3. Apoyo de alta gerencia y gerencia del proyecto

4. Implantación por etapas

5. Cooperación/Comunicación

6. Participación del personal preparado

7. Resistencia al cambio

Comparativa de sistemas ERP de software libre

Después de una extensa búsqueda entre los diferentes softwares de tipo SaaS que existen en la red, bajo las necesidades antes mencionadas, se ha encontrado tres softwares que cumplen con las consideraciones para de los microempresarios del cantón El Carmen.

ODDO

Odoo (anteriormente OpenERP) es un completo sistema de gestión empresarial (ERP) de código abierto y sin coste de licencias que cubre las necesidades de las áreas de: Contabilidad y Finanzas, Ventas, RRHH, Compras, Proyectos, Almacenes (SGA), CRM y Fabricación entre otras [15].

WRIKE

Wrike es un software en la nube con enfoque colaborativo para la administración de proyectos. Recordemos que un proyecto se caracteriza por tener actividades eventuales y únicas, con un alcance y tiempo definido. Dentro de las actividades se involucran recursos, plazos y responsables, por lo tanto, la comunicación es un aspecto vital.

MyGESTION

MyGestión es un software de gestión online también conocido como ERP (Enterprise Resource Planning), es decir, un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales. Este tipo de programa de gestión online proporcionan toda una serie de herramientas y funciones necesarias en el día a día de un negocio.

Analizando las características de cada uno de los sistemas ERP, se obtuvo las características en común y acordes a las necesidades obtenidas de las encuestas a los microempresarios descritas anteriormente, se muestra el detalle de la comparativa de los diferentes sistemas ERP bajo modalidad SaaS en la Tabla 3.

Tabla 3

Características de los sistemas ERP

Nota: Elaboración propia

Con dichos softwares se ha procedido a realizar la comparativa para ver cuál es el más recomendable en la puesta en marcha, según los requisitos mínimos en cuanto a los módulos obtenidos en base a las necesidades y que su éxito de implementación tenga el mejor panorama, la cual se muestra en la Tabla 4.

Tabla 4

Comparativa entre los diferentes sistemas ERP

Nota: Elaboración propia

Una vez calculado el total entre la prioridad de cada ítem y la ponderación otorgada, se observa que las puntuaciones van muy parejas, donde el sistema Oddo es quien tiene mayor puntaje debido a que cumple con una característica muy importante para poder iniciar con el manejo de este tipo de sistemas para una empresa que cuenta también con limitado presupuesto para la inversión.

CONCLUSIONES

En relación con los resultados de las necesidades de los microempresarios se logró plantear los módulos prioritarios que debe tener un sistema ERP en El Carmen, los cuáles son: Planificación y producción, gestión de proyectos, recursos humanos, gestión de materiales, gestión financiera. Sabiendo que a futuro cuando vayan necesitando más características o funcionalidades, se puede ir integrando o contratando y de esta manera lograr una competitividad acorde al mercado actual, en el que la tecnología avanza a pasos de gigantes.

Se logró identificar también factores claves que impactarán a los microempresarios de El Carmen, para la implementación efectiva de los sistemas ERP, estos se identificaron como: alcance y metas del proyecto, entrenamiento a usuarios, apoyo de alta gerencia y gerencia del proyecto, implantación por etapas, cooperación / comunicación, participación del personal preparado, resistencia al cambio.

RECOMENDACIONES

Por los resultados obtenidos en la encuesta es recomendable que se realice una investigación similar pero orientada al manejo de las relaciones con los clientes. Se recomienda aplicar esta investigación realizando una prueba piloto a futuro con un sistema ERP en modalidad SaaS y su puesta en marcha con uno o varios microempresarios.

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